#Strategie

Transitie naar één centraal team voor business support bij AstraZeneca Nederland

In het kort

AstraZeneca Nederland vroeg Purpose om te ondersteunen bij de transitie van hun Business Support Team. Waar de organisatie oorspronkelijk meerdere afdelingen met eigen assistenten had, werd gekozen voor een centraal Business Support Team. Purpose heeft dit proces begeleid op zowel menselijk vlak, door aandacht te geven aan de gevoelsmatige aspecten van verandering, als op praktisch vlak, met de inrichting van samenwerking en het inwerken van het nieuwe team.

Projectinformatie

Opdrachtgever	AstraZeneca Nederland
Looptijd	Januari 2025 - Augustus 2025
Rol Purpose	Procesbegeleider
Purposeteam	Jeroen, Fedor en Nikie

Doel: Eenduidigheid en efficiëntie in het Business Support Team

Het uiteindelijke doel was het vastleggen van de werkwijze van het business support team, zowel in termen van algemene principes (zoals samenwerking) als de gedetailleerde uitwerking van specifieke werkzaamheden. Dit moest zorgen voor eenduidigheid binnen het team en tevredenheid bij de business over de voortgang en resultaten.

Aanpak: Stapsgewijze transitie en samenwerking vastleggen

We zijn gestart met gesprekken met de teamleden om hun werkzaamheden in kaart te brengen, waarna we deze hebben gecategoriseerd. Per categorie hebben we de processen uitgewerkt en vastgelegd. We stelden samenwerkingsprincipes op als basis voor het team en organiseerden trainings- en overdrachtsmomenten voor een soepele overgang. Daarnaast voerden we regelmatige check-ins met de business en zorgden we voor duidelijke communicatie, zodat alle betrokkenen goed geïnformeerd bleven en geen belangrijke zaken verloren gingen.

Wij zijn trots op...

We zijn trots op de manier waarop het Business Support Team bij AstraZeneca zich heeft ontwikkeld tijdens de transitie. Van de eerste aanpassingsperiode tot een volledig geïntegreerd team: hebben zij zich snel de nieuwe werkwijze eigen gemaakt en een eenheid gevormd. Hierbij stonden zowel persoonlijke groei als operationele efficiëntie centraal.

“Het team van Purpose heeft het Business Support Team succesvol begeleid na de organisatie-aanpassing. Met hun open leerhouding, verbindende kracht en oog voor de emotionele kant van verandering, wisten zij een krachtige samenwerking te realiseren die geresulteerd heeft in een sterk team dat zijn plek heeft gevonden.”
Eduard Nieuwenhuijs, Director Innovation & Business Excellence AstraZeneca

De drie grootste uitdagingen:

Het vinden van de juiste balans tussen snelheid en het menselijke aspect; na het nieuws over de transitie was het belangrijk om snel vooruitgang te boeken, maar ook ruimte te geven voor de gevoelsmatige impact van de verandering.
Het betrekken van de hele organisatie bij de transitie, zodat iedereen goed op de hoogte bleef van de voortgang. Dit vraagt om duidelijkheid over de tijd die de transitie kost, terwijl de business zich in de tussentijd goed ondersteund moet voelen zonder dat er taken tussen wal en schip vielen.
Het gewone werk ging door terwijl er gewerkt moest worden aan een nieuwe manier van samenwerken; ook hier was het essentieel om de juiste balans te vinden tussen de dagelijkse taken en de transitie.

Wat we achterlaten: Roadmap, optimalisaties en toekomstgerichte aanbevelingen

Tijdens het proces hebben we kortcyclisch werkprocessen geoptimaliseerd en direct doorgevoerd voor directe impact. Deze werkprocessen zijn vastgelegd in instructies voor het team en de rest van de organisatie. We hebben handvatten gegeven voor verdere automatisering en een evaluatiecyclus ontworpen om de voortgang continu te monitoren en bij te sturen. Daarnaast hebben we een roadmap voor de komende maanden opgesteld, met concrete aanbevelingen om de verbeteringen verder door te voeren en het team in staat te stellen zelfstandig de transitie voort te zetten.